Planes de emergencia para medios de prensa

Recientemente facilité el análisis inicial de un plan de emergencia en una entidad de prensa. Llamó mi atención que los escenarios identificados son muy similares a los encontrados en comunidades marginales o en instituciones educativas. Estaba presente la incertidumbre ante la economía y ante la inseguridad, y por supuesto se evidenciaron las vulnerabilidades esperadas ante incendios y sismos.

La actividad se enfocó en dos productos que permiten operacionalizar acciones de preparación y respuesta:

1. Identificación y análisis de escenarios.
2. Acordar acciones previas y contingentes para cada escenario.

Debo mencionar que los dos productos anteriores son la esencia de un plan de emergencia para una institución, incluso para una familia.

De esa manera, como es habitual, después de las presentaciones y de la propuesta de agenda dialogamos sobre problemas y elaboramos un mapa conceptual en el que claramente sobresalía un escenario: la posible agresión a la institución, incluyendo el daño o robo a las personas y la pérdida de información.

De esa cuenta, me pregunto cuántos medios de prensa cuentan con planes de emergencia que trasciendan las señales de evacuación, los extintores en la pared y acaso las alarmas contra incendios. Supongo, asimismo, que la mayoría cuenta con videovigilancia y seguridad armada, de ser necesarias. No obstante, es pertinente preguntar si cuentan con un plan de emergencia que defina qué debe hacer cada persona para prevenir agresiones y cómo se debe actuar si se presenta un incidente violento.

Dejaré de lado el análisis de escenarios como un incendio, un sismo o una emergencia médica, que también son importantes, para proponerles un ejemplo que incluye algunas acciones previas, así como acciones a implementar durante un escenario específico.

Plan de emergencia

Escenario: acto violento que afecte la integridad de personas, la información y otros bienes.

Posibles causas:

1. Coerción para que se abandone una línea de investigación o se deje de publicar información específica.
2. Robo o hurto en las instalaciones.

Efectos directos:

1. Daño a la integridad física del personal.
2. Destrucción de bienes.
3. Pérdida o destrucción de información.

Acciones acordadas que deben realizarse ANTES de que ocurra una agresión:

1. Socializar internamente este plan, normas, procedimientos y la integración del comité de crisis.
2. Elaborar y proteger un directorio de contactos de emergencia para todo el personal, incluyendo información familiar y coberturas médicas.
3. Instituir la seguridad personal y la protección de datos abarcando el uso de redes sociales (ver norma).
4. Validar el procedimiento de actuación en casos de agresión.
5. Garantizar que las coberturas de seguro estén al día y sean las necesarias.
6. Encriptar los dispositivos de almacenamiento, reasignar parámetros de acceso y garantizar respaldo de todos los datos fuera de la instalación central.

DURANTE un incidente:

1. Guardar la calma. No oponerse ante personas armadas.
2. Reportar inmediatamente y resguardar la escena (ver procedimiento).
3. En caso de detención, secuestro u obstrucción de la locomoción, reportar conforme el procedimiento respectivo.
4. Activación del comité de crisis (ver procedimiento).
5. Todo el personal debe cooperar con las autoridades y con el equipo legal del medio que será convocado en caso de emergencia.

Normas (N) y procedimientos (P):

1. Reporte de incidentes (P).
2. Activación del comité de crisis (P).
3. Protección de personas (P).
4. Secuestro (P).
5. Retención ilegal y riesgo de agresión por turba (P).
6. Protección de datos (N).
7. Seguridad en desplazamientos fuera del medio (N).
8. Controles de acceso e identificación (N).

* Para fines de esta columna se han omitido datos como el registro de actualizaciones, la asignación de responsabilidades, anexos y algunos formatos.

Por favor, no olvide que lo más importante no es el plan impreso. Lo que le da vida al plan es que el escenario y las acciones propuestas se discutan y estén visibles en tablas como la del ejemplo. Lo anterior no excluye que parte de la información esté compartimentada y protegida.

Evidentemente, el instrumento anterior variará de una institución a otra. Y no debe olvidarse que un análisis similar debe hacerse para el escenario de un incendio, un sismo, una emergencia médica u otras situaciones que merezcan preparación. En esos casos recomiendo que las tablas sean visibles y públicas. También recomiendo colocarlas en los servicios sanitarios y en áreas de descanso.

Si usted trabaja en un medio y es responsable de la gestión de riesgos, no se conforme con la señalización y la elaboración de documentos. Sintetice, difunda y, de ser posible, ejercite mediante simulaciones y simulacros. La experiencia demuestra que los planes vivos y socializados son los que realmente funcionan durante una crisis.